【札幌市西区】戸籍謄本を郵送で取り寄せる送付先と必要書類｜区役所ではなく証明郵送センターへ

札幌市西区に本籍がある方の戸籍証明が必要になったとき、遠方に住んでいたり平日の日中に窓口へ行けなかったりすると、郵送請求を考える場面は多いものです。

地域情報メディア『ヤマノテラス』のエリア担当ライター、タケシです。わたしも平日は仕事で役所の受付時間に間に合わないことが多く、書類集めは段取りを気にして動いています。

今回は西区に関係する戸籍を郵送で取り寄せる際の正しい送り先や準備物、返送までの流れをわかりやすくまとめました。

郵送で請求できる主な戸籍証明

戸籍の証明書にはいくつか種類があり、現在の身分関係を証明するものから過去の履歴をたどるものまで用途に合わせて分かれています。

一般的に広く使われるのは、戸籍に入っている全員が記載された全部事項証明書（戸籍謄本）や、特定の一人だけを抜き出した個人事項証明書（戸籍抄本）です。パスポートの申請や各種手続きでは、どちらの提出を求められているのか事前に確認しておくと安心ですね。

過去に婚姻や転籍で除かれた人が載っている除籍謄本や、法律の改正で新しく作り替えられる前の改製原戸籍（かいせいはんこせき）も郵送で取り寄せることができます。

本籍地と郵送請求先の関係

よく迷うのが、いま住んでいる住所と本籍地の違いです。

戸籍の書類は、住民票が置いてある住所地ではなく、本籍地がある自治体に対して請求する決まりになっています。札幌市西区内に本籍を置いている方であれば、請求先は札幌市の窓口になります。

窓口であれば他自治体の戸籍を取得できる広域交付制度もありますが、郵送請求は本籍地の自治体へ個別に送る仕組みです。西区以外に本籍がある場合は、その市区町村宛てに郵送する必要があります。

札幌市で確認したい送付先の窓口

見落としやすいのが、札幌市の場合、郵送請求の送付先が各区役所ではないという点です。

札幌市では戸籍や住民票などの郵送請求を一括して専用の郵送センターで受け付けています。西区役所の戸籍住民課宛てに郵送書類を送ってしまうと、処理に余計な時間がかかる原因になりかねません。

専用の個別郵便番号になっているため、封筒には郵便番号とセンター名を書くだけで届きます。

戸籍の郵送請求で同封するもの

郵送請求を行うときは、封筒に入れる書類に不足がないかを丁寧に確かめたいところです。

基本となる同封物は全部で4点あります。どれか一つでも欠けていると書類が返送されてしまったり、追加の提出を求められたりして手続きが止まってしまいます。

本人確認書類は、運転免許証やマイナンバーカードのように現住所が確認できる面のコピーを同封します。裏面に住所変更の記載がある場合は両面のコピーが必要になりますよ。

手数料の支払いと定額小為替

郵送請求での発行手数料は、現金を同封するのではなく郵便局で購入する定額小為替で支払います。

証明書の種類によって金額が決まっています。事前に必要な通数を計算して、ちょうど良い金額の小為替をゆうちょ銀行や郵便局の貯金窓口で購入しておきます。

証明書の種類	1通あたりの手数料
戸籍全部事項証明書（戸籍謄本）・個人事項証明書（戸籍抄本）	450円
除籍謄本・除籍抄本	750円
改製原戸籍謄本・抄本	750円
戸籍の附票の写し	400円

購入した定額小為替の券面には指定受取人などを記入する欄がありますが、何も書かずに白紙のまま同封するのが役所手続きの基本ルールです。

返信用封筒を用意する注意点

意外と知られていないのですが、返送先として指定できる住所には厳格な決まりがあります。

戸籍謄本などの返送先は、不正請求を防ぐ目的から、請求者の本人確認書類に記載された現住所に限られます。勤務先や実家などを返送先に指定することは原則としてできません。

封筒の表側には自分の郵便番号、住所、氏名を記載し、所定の金額の切手を貼り付けておきます。急ぎの場合は速達分の切手を上乗せして貼り、封筒上部に赤字で速達と表示しておくと対応してもらえます。

相続で戸籍を集めるときの準備

相続の手続きなどで亡くなった方の出生から死亡までの連続した戸籍を揃える場合は、少し準備が複雑になります。

生まれてから亡くなるまでの間に法改正や転籍があると、戸籍が複数に分かれているケースが珍しくありません。請求書には「出生から死亡まで各1通」といった具体的な利用目的と必要な範囲をしっかり書き添えておくのが確実です。

何通に分かれるか事前に分からないときは、750円分の定額小為替を余分に同封しておくと安心です。余った小為替は証明書と一緒に返送してもらえますよ。

投函から手元に届くまでの日数

先に確認しておきたいのは、郵送請求はどうしても往復の郵便配達日数がかかる点です。

こちらからポストに投函してから書類がセンターに届き、内容審査を経て返送されるまで、通常でも1週間～10日程度の日数を見込んでおく必要があります。提出期限が決まっている手続きは日数のゆとりを持って動くことが大切ですね。

連休を挟む時期や年度末などは処理が混み合うため、2週間近くかかることもあります。早め早めの段取りを意識しておくと焦らずに済みます。

迷ったときの公式情報と一歩

まずは今日のうちに、請求書に記入する正確な本籍地と筆頭者の氏名が手元で分かるかメモ帳や引き出しの書類を確認してみるのがおすすめです。

わたしも自宅で書類を整理するとき、本籍地の番地表記が合っているかをあらかじめ古い住民票などで見直すようにしています。手元の情報がはっきりしていれば、平日の帰宅後でも請求用紙の記入がスムーズに進むと感じています。

用紙のダウンロードや最新の手数料詳細は札幌市の公式ウェブサイトで確認できますので、無理のないペースでひとつずつ準備を進めてみてくださいね。